Comité organisateur de l’Atelier national

TERMS OF REFERENCE
CANADIAN INSTITUTE FOR PROCUREMENT AND MATERIEL MANAGEMENT (CIPMM) 
COMITÉ DE PLANIFICATION DE L’ATELIER NATIONAL
SEPTEMBRE 2013

Le mandat de l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel est de fournir un forum qui permet d’échanger de l’information , le développement professionnel, la représentation et la reconnaissance pour la collectivité des approvisionnements et de gestion du matériel du secteur public, y compris la gestion de la flotte de véhicules.

L’Atelier national annuel (AN) offre l’occasion à la collectivité de l’ICAGM d’explorer et d’en apprendre davantage à propos des initiatives, des politiques et des pratiques exemplaires actuelles à la fois dans le secteur public et le secteur privé.

L’Atelier national annuel est un véhicule qui offre une formation mise à jour et des sessions d’informations tout en encourageant le réseautage au sein de nos collectivités de l’ICAGM.

Le Comité de planification de l’Atelier national annuel :

• Éliera chaque année un président du Comité;
• Proposera le thème de l’année et les composantes de l’AN pour approbation par le conseil d’administration de l’ICAGM;
• Attribuera aux membres le titre de « Champion » pour une composante précise;
• Mettra l’accent sur la création de liens extérieurs à l’organisation comme les associations de l’industrie ou les groupes d’approvisionnement et de gestion du matériel dans le secteur privé, les collectivités provinciales ou internationales par le biais des présentations de l’AN, si requis;
• Choisira, avec le soutien du conseil d’administration de l’ICAGM, un (des) ministère(s) d’accueil pour l’Atelier annuel de l’ICAGM;
• S’assurera que les membres des comités précédents sont recrutés chaque année pour assurer une continuité au sein de l’AN;
• S’assurera que les nouveaux membres du Comité sont recrutés au sein d’organisation des secteurs public et privé;
• Élaborera la formation avant l’AN et confirmera les sujets de formation et les présentateurs;
• Choisira des orateurs principaux et confirmera leur présence;
• Présentera un programme provisoire de l’AN au comité d’administration de l’ICAGM pour approbation;
• Le Comité sera composé de 12 individus intéressés dont 8 proviendront du secteur public (ou à la retraite du secteur public) et 4 autres du secteur privé ou du secteur de l’enseignement;
• Les membres du Comité se rencontreront en personne ou tiendront des téléconférences dès le mois de septembre de l’année financière précédant la tenue de l’Atelier national annuel au mois de mai de l’AF suivante. Des réunions en personne ou des téléconférences bihebdomadaires devraient avoir lieu de septembre à décembre, deux fois par mois de janvier à mars et au besoin d’avril à mai, comme en décidera le président.

Mandat :

Président:

• Doter le Comité de l’AN en personnel, présider le Comité, attribuer les tâches, tenir des rencontres régulièrement et suivre les progrès;
• Suivre et demeurer au fait des activités du Comité;
• Devenir un membre d'office des Comités permanents si requis;
• Par le biais du Groupe Willow, gérer toutes les rencontres du Comité de l’AN, y compris :
  • S’assurer que la date et l’endroit des rencontres sont fixés
  • Préparer l’ordre du jour
  • Présider les rencontres
  • S’assurer que les procès-verbaux des rencontres sont conservés, distribués, soumis pour approbation et archivés
• Participer, à titre de membre, au conseil d’administration de l’ICAGM; 
• Représenter l’ICAGM lors de conférences, rencontres, etc., tel que requis par le président de l’ICAGM.

Les membres du Comité de planification de l’AN :

• Apporteront leurs propres connaissances, expertises et idées concernant les domaines de l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel;
• Appuieront la promotion des initiatives de l’AN par le biais de leurs contacts ou en apportant des suggestions additionnelles;
• En ce qui concerne les questions relevant de l’ICAGM, agiront comme des représentants de l’ICAGM plutôt que comme des représentants de leur propre ministère, section, province, municipalité ou société; 
• Contribueront aux tâches, à l’analyse et à l’élaboration de recommandations pour l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel – le président du Comité de l’AN
• Aviseront et soutiendront le président du Comité de l’AN relativement aux initiatives visant à promouvoir l’ICAGM auprès des parties intéressées de la base et des organisations affiliées;
• Participeront aux rencontres des comités et autres initiatives tel que requis;
• Apporteront leurs idées et opinions concernant les approches visant à améliorer la valeur et approfondir les relations avec les parties intéressées par le biais des pratiques exemplaires suggérées que les membres ont recherchées et qui sont pertinentes au Thème de l’AN;
• Fourniront un appui, des livrables et des orientations aux initiatives du Comité qui sont liées au mandat du président du Comité de l’AN;
• Agiront comme Champions des séances de façon appropriée pour assurer que le contenu du programme de l’AN est pertinent 

Activités du groupe Willow 

Le groupe Willow devrait aviser et mener à bien, pour le président, le Comité de l’AN, diverses exigences logistiques comme, mais sans s’y limiter :
Fournir une salle de rencontre pour aider le Comité de l’AN de même que la capacité de tenir des conférences téléphoniques

• Publier et distribuer les documents relatifs à l’AN si cela est pertinent
• Présenter des suggestions de nourriture et de boisson au Comité pour approbation
• Revoir le contrat concernant le lieu de réunion pour s’assurer de son appropriation – recommander des changements au Comité de l’AN pour approbation
• Effectuer des recommandations concernant le contenu des trousses des délégués.
• Coordonner les activités sociales si requis
• Aller chercher des commandites et des partenariats dans les secteurs privé et public
• Trouver et confirmer les exposants de la foire commerciale
• Acheter les « prix » tel que déterminé par le Comité des prix de l’ICAGM
• De concert avec les Champions des séances, créer les liens avec les orateurs et les présentateurs invités à l’AN